En konference er en anden type opgave end en firmafest. Den måles ikke på stemning og dansegulv, men på om indholdet leveres uden tekniske fejl, om tidsplanen holder fra første velkomst til sidste paneldebat, og om deltagerne går derfra med følelsen af at deres tid blev brugt godt. Det stiller skarpe krav til logistik, AV og koordinering, som de færreste interne projektgrupper har erfaring med at håndtere.
Det er der vi kommer ind. Bliss CPH er et full-service eventbureau, der planlægger og afvikler konferencer, faglige dage og internationale delegationer for danske og udenlandske organisationer. Grundlægger Cat Bjørnholt og holdet bag Bliss har afviklet alt fra interne lederkonferencer for 40 deltagere til internationale kongresser med flere tusind. Vi kender forskellen på en god konference og en der bare blev gennemført.
Vi tilbyder full-service planlægning, hvor vi tager hele operationen, eller delopgaver hvor vi løser specifikke områder som scenografi, AV eller deltagerhåndtering.
Når I lægger konferencen i vores hænder, behøver I og jeres faglige team kun fokusere på indholdet. Vi tager resten.
Vi finder venue. Bliss har et stærkt netværk af konferencesteder i hele Danmark og kan også afvikle konferencer i udlandet for kunder med internationalt setup. Vi udvælger venues ud fra antal deltagere, antal parallelle spor, behov for breakout-rum, AV-kapacitet, beliggenhed i forhold til hoteller og transport, og forplejningsmuligheder.
Vi planlægger forplejning. Konference-forplejning handler om timing lige så meget som om mad. En sen morgenkaffe sløver salen, en for tung frokost koster eftermiddagens energi. Vi koordinerer med caterer på morgenmad, formiddagspause, frokost, eftermiddagspause og eventuel networking-middag, og sikrer at maden serveres præcis når programmet kræver det. Allergier, specialdiæter og kulturelle hensyn registreres ved tilmelding og er klar på dagen.
Vi håndterer AV og teknik. Projektorer, scener, mikrofoner, lyd, lys, klikere til talerne, optagelse til streaming eller efterproduktion. Vi arbejder med erfarne tekniske partnere og har en tekniker til stede gennem hele konferencen, så når en taler kommer to minutter før sin session og spørger om HDMI-adapteren, er svaret klar.
Vi koordinerer talere og program. Vi tager kontakt til oplægsholderne i god tid, indhenter slides, biografier og tekniske behov, og sikrer at programmet flyder. På dagen står en projektleder fra os bag scenen og holder tiden, så ingen session skrider og næste taler ikke står og vejrer i kulissen. Vi modtager også eksterne talere ved ankomst, har en kort speaker-briefing klar, og sikrer at deres præsentation er testet på det rigtige format inden de går på scenen.
Vi håndterer deltagerne. Registrering, badges, garderobe, wayfinding, support på dagen. Det er ofte detaljerne her, der afgør om deltagerne husker konferencen som professionel eller rodet.
Konkret tager vi hånd om følgende:
I og jeres faglige team koncentrerer jer om indholdet. Vi sikrer at det leveres uden tekniske fejl, at deltagerne ankommer, registreres, fodres, oplyses og kommer hjem igen, og at programmet flyder fra første kaffe til sidste opsamling.
En stor del af de konferencer vi afvikler, har deltagere fra flere lande. Det giver et lag af kompleksitet som ikke ses ved nationale arrangementer, og det er præcis der erfaring betjener sig selv.
Vi koordinerer hotel og transport for tilrejsende delegationer, herunder gruppebookinger, transport mellem lufthavn, hotel og venue, og dedikerede værter der kan modtage gæster på flere sprog. Ved behov arrangerer vi tolkning, både simultantolkning med kabiner og konsekutiv tolkning ved mindre sessioner.
Hybride formater er blevet en del af de fleste større konferencer. Vi leverer streaming i broadcast-kvalitet, online-platforme til fjerndeltagere, Q&A-systemer der virker både i salen og online, og en teknisk opsætning hvor de fjernt-deltagere får en reel oplevelse, ikke bare et kamera der peger mod scenen. Vi har dedikerede online-værter der modererer chatten og bringer relevante spørgsmål ind på scenen, så fjerndeltagerne ikke føler sig som anden klasse.
Vi arbejder med konferencevenues i hele Danmark, fra dedikerede konferencehoteller med flere parallelle sale til herregårde der kan rumme intime lederkonferencer, og industrielle haller eller museer til konferencer hvor rammen skal være en del af brandingen. Skal det være et af vores egne steder, har vi Pladeværkstedet og Søllestedgård, som begge kan tilpasses konference-formater.
Vi forhandler priser og betingelser på jeres vegne og sikrer at venue-kontrakten matcher det reelle behov: aflysningsbetingelser, fleksibilitet på deltagerantal, AV-tillæg og overnatningsrater. Vi har set kontrakter der koster den enkelte virksomhed 100.000 kr. ekstra i tillæg, fordi en intern projektgruppe ikke vidste hvad de skulle læse efter.
Et konference-projekt hos os tager typisk 3-6 måneder fra første samtale til afvikling, afhængig af størrelse og kompleksitet. Store internationale konferencer med 500+ deltagere kan kræve op til et års forberedelse, mens en intern lederkonference for 60 deltagere kan klares på 6-8 uger.
Vi starter med en uforpligtende samtale om jeres formål, deltagergruppe, budgetramme og programidé. Vi spørger ind til hvilke konferencer I selv har deltaget i og hvad der fungerede eller ikke fungerede, for det er ofte der vi finder ud af hvad jeres organisation reelt har brug for. Derfra leverer vi et oplæg med konkret venue-forslag, prisestimater og en projektplan.
Når I har valgt, går vi i gang med booking, kontrakter og detailplanlægning. I får én fast projektleder, der følger jer hele vejen, og som arbejder direkte med jeres faglige team om program og indhold. På selve dagen er vi på pladsen mange timer før første deltager ankommer og bliver til sidste leverandør er pakket sammen.
Ring på 31 53 12 00 eller skriv til cat@blisscph.dk, så tager vi en kort samtale om jeres konference.
I er også velkomne til at sende en henvendelse via vores kontaktside, så ringer vi tilbage inden for en arbejdsdag.